首先一篇新闻稿必备的六要素包括“五个W”：Who(何人)、What（何事）When（何时）、Where（何地）Why（何缘故）“一个H”：How（如何）。
换一种说法就是：人物、时间、地点、事件、原因、发生过程。如果把这六要素串起来，概括成一句通俗易懂的句子就是某人某时在某地由于某种原因做了某事出现了某种结果。一篇新闻报道，无论是消息，还是通讯、特写，一般都包含这些因素。
明确新闻六要素，对新闻工作有三大作用：
第一，有助于记者在采访新闻时迅速地弄清每一个事实的要点。
第二，有助于记者迅速的抓住新闻的重点，尤其在新闻导语的写作中。
第三，有助于明了新闻体裁的要义。
新闻写作，实际上就是客观地记叙事实、评述实事。 如果一篇新闻稿被发现是伪造的，很容易造成不可挽回的损失。一经发现，甚至会在行业中拉入黑名单。新闻稿不用排比以及过多的修饰语，不用追求辞藻的华丽。更多的在于介绍公司的动态和情况，减少对于行业的分析。
写新闻只有交代清楚人物、时间、地点、原因、过程等，才能使读者、听众和观众觉得新闻实实在在，可感可信。 事实要典型，要选择那些最能体现主题思想的事实，最能反映事物本质的事实。新闻事实本身还要有新意，生动感人，同时还要生动地描写情节和细节。
通过对这六要素的把握，我们面对一篇新闻，可以很迅速地把握其主要内容。这对于每天接触大量信息的现代人，快速筛选有用信息，提高阅读效率，无疑是有帮助的。